Sekretär/in / Assistenz (m/w/d)
der Fachbereichsleitung in der Volkshochschule

Ihr Profil

• Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes
  oder
  
• erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. des Verwaltungslehrgangs I
  oder
  
• eine abgeschlossene Ausbildung in einem der nachfolgenden Berufe:
  - Fachangestellte/r für Bürokommunikation
  - Bürokauffrau/-mann bzw. Kauffrau/-mann für Büromanagement (IHK)
  - Industriekauffrau/-mann
  - Rechtsanwalts-/Notarfachangestellte/r
  - Steuerfachangestellte/r
  

Darüber hinaus wünschenswert

• mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz bzw. Administration
  
• Loyalität, Kommunikationsstärke, Flexibilität sowie professioneller Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
  
• hohe Service- und Leistungsorientierung bei gleichzeitiger Durchsetzungsstärke und versiertem Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Hierarchien
  
• sicherer Umgang mit dem Microsoft Office Paket, gerne auch Lotus Notes, sowie Interesse an der Arbeit mit neuen digitalen Systemen
  
• guter Ausdruck in Wort und Schrift sowie Sorgfalt und Zuverlässigkeit
  

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Institutsleitung im operativen Tagesgeschäft und Office Management; hierzu gehört u.a. das professionelle und serviceorientierte Handling der Kommunikationskanäle und des Kalenders
  
• Mitwirken bei Projekt- und Terminplanungen inkl. Erstellung von Einladungen, Überwachung von Wiedervorlagen und Fristen
  
• Unterstützung bei der strategischen und projektbezogenen Netzwerkarbeit mit sämtlichen stadtinternen und -externen Netzwerkpartnern
  
• Sicherung des internen sowie externen Kommunikationsflusses, Bündelung sensibler und vertraulicher Informationen
  
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Dokumenten, Besprechungsunterlagen und Präsentationen
  
• Sachbearbeitung im Bereich VHS pro Business
  

Die Stadt Krefeld fördert aktiv die Gleichstellung der Geschlechter und setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir erwarten von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie an der Erreichung dieser Ziele aktiv mitwirken und begrüßen die Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.

Die Stadtverwaltung Krefeld hat sich verpflichtet, einen ausgewogenen Anteil von Frauen und Männern gegenwärtig und in Zukunft sicherzustellen. Frauen sind deshalb ausdrücklich angesprochen, sich zu bewerben. Die Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung der Regelungen im Sozialgesetzbuch IX, im Landesgleichstellungsgesetz NRW sowie unseres aktuellen Gleichstellungsplans.